Cách chỉnh sửa word và định dạng file trên máy tính, điện thoại
worldlinks.edu.vn
Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng. Bạn đang xem: Cách chỉnh sửa word và định dạng file trên máy tính, điện thoại
Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.
Kích hoạt Track Changes
Trong Microsoft Word, bạn vàoReview, chọnTrack Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.
Xem và ẩn Track Changes
VàoReview, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn“Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọnOriginal.
Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes
VàoReview, chọnTrack Changes,Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.
Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản
Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻReview, chọnAccept. Bạn chọnAccept and Move to Nextđể hoàn tất từng chỉnh sửa hayAccept All Changes in Documenthoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject códấu x màu đỏbên cạnh nút Accept, chọnReject and Move to NexthayReject All Changes in Document.
Xem các ghi nhận thay đổi
VàoReview, chọnReviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọnReviewing Pane VeritcalhayReviewing Pane Horizontal.Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọnTrack Changes, chọnChange User Name.Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mụcPopular, và thay đổi thông tin tại ô User name.
Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng
Khi có nhiều người (trên các máy tính khác nhau) cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻReview, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.
