Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng vạn thư mời cho các phụ huynh học sinh để mang lại họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công bằng tay từng người, từng fan một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để triển khai việc đó? Tôi

Do vậy, sử dụng được công cụ phương pháp trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm ngàn giờ thao tác thay vày làm bằng tay thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể vận dụng với những văn bạn dạng như: gởi bảng lương mặt hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn…. Để tất cả thể xong quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 tệp tin tài liệu sau: - Văn bản gốc: ngôn từ văn bạn dạng đã được soạn thảo sẵn và quăng quật trống những thông tin phải điền Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, ko trúng tuyển, thư mời rộp vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên bạn nhận, đơn vị chức năng nhận, địa chỉ, năng lượng điện thoại, tháng ngày năm sinh…. – tài liệu gốc: tin tức dữ liệu cho từng cá nhân, mỗi đơn vị chức năng để điền vào các ô trống vào văn bạn dạng đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình diễn dưới dạng bảng biểu đơn giản dễ dàng như Table, Sheet của Excel.

Chọn thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard

*

Tiếp theo, thực hiện lần lượt theo các bước sau:

*
*

Xuất hiện cửa sổ New Address list, chọn Customize Columns

*

Tại cửa sổ Customize Address List, ta gồm thể biến đổi một số dữ liệu

· Add: Thêm trường

· Delete: Xóa những trường bao gồm sẵn

· Rename: Đổi tên trường tất cả sẵn

*

Sau đó chúng ta điền thông tin cơ bản, ví như sau:

*

· New Entry: Thêm dòng mới

· Delete Entry: Xóa dòng

Sau lúc điền kết thúc thông tin, chọn OK, xuất hiện thêm cửa sổ bên dưới đây, đặt tên cho file rồi chọn Save

*

Sau đó, tại cửa ngõ sổ Mail Merge Recipients, lựa chọn OK

*

Tiếp theo:

*

Chọn More items, xuất hiện thêm bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào các mục đã thiết kế, sau cuối sau khi đã Insert vào địa điểm đúng, chọn Next: Preview your letters, ví như sau:

*

Cuối cùng, sau thời điểm đã chèn xong xuôi như hình trên, ta thường xuyên chọn Next: Complete the merge

*

Tại thẻ Mailing > Finish và Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa ngõ sổ Merge to lớn New Document > All > OK

*
 
*

Thế là bạn đã sở hữu một loạt các mẫu giấy mời được thiết kế theo phong cách giống nhau và lại rất nhanh, huyết kiệm không hề ít thời gian.